Działalność nierejestrowana to chętnie wybierane rozwiązanie przez osoby chcące sprawdzić swój biznes lub dorobić do etatu. Wśród pomysłów, które mogą przyjść Ci do głowy, wiele z nich wymaga poniesienia określonych nakładów finansowych. To są właśnie koszta uzyskania przychodów. Jeśli jednak chcesz je rozliczyć i pomniejszyć swój dochód do opodatkowania, bardzo często możesz usłyszeć o konieczności posiadania faktury imiennej. Czy jednak są inne sposoby, aby rozliczyć koszty? Tego dowiesz się z artykułu.
Z tego artykułu dowiesz się...
ZwińCo może być kosztem uzyskania przychodu w działalności nierejestrowanej?
Kosztami uzyskania przychodów w działalności nierejestrowanej mogą być koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Taka definicja płynie wprost z art. 15 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, którą stosujemy również do działalności nierejestrowanej.
Co istotne, w art. 23 ustawy wymieniono pewne wydatki, które nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodów. Zaliczamy do nich m.in. wydatki na nabycie gruntów, czy odpisy z tytułu zużycia samochodu osobowego od wartości przewyższającej kwotę 150 tys. zł lub 225 tys. zł (samochód elektryczny). Biorąc jednak pod uwagę skalę tych wydatków, mogę śmiało stwierdzić, że ze względu na limit przychodów, ale też pewne ograniczenia, nie będą one dotyczyły działalności nierejestrowanej.
Odchodząc teraz od sformułowań prawnych, chciałbym podać Ci teraz kilka przykładów kosztów uzyskania przychodów. Kosztami uzyskania przychodów mogą być:
- materiały, które kupujesz, gdy szyjesz ubrania;
- środki czystości, gdy świadczysz usługi sprzątania;
- sprzęt audio, gdy występujesz jako DJ;
- odzież z hurtowni, którą następnie odsprzedajesz innym konsumentom.
Jak widzisz, koszt uzyskania przychodu to po prostu wydatek związany z Twoją działalnością nierejestrowaną, który następnie ma generować przychód. Pamiętaj jednak, że nie możesz rozliczać zakupów, które nie są związane z Twoją działalnością. Odnosząc się do podanych przeze mnie przykładów, kosztem nie może być np. sprzęt audio, gdy świadczysz usługi sprzątania lub środki czystości, gdy jesteś konferansjerem.
Jak udokumentować koszty uzyskania przychodów?
Prowadzenie działalności nierejestrowanej wymaga od Ciebie prawidłowego rozliczania się z urzędem skarbowym. Robisz to raz w roku, składając PIT-36. To właśnie w tym formularzu jest odpowiednie miejsce na to, aby umieścić całoroczny przychód i koszty, których różnica da Ci w rezultacie dochód do opodatkowania.
Istotne jest to, że aby rozliczyć koszty, musisz mieć odpowiednie dokumenty potwierdzające poniesienie wydatku. Najlepiej będzie, jeżeli otrzymasz fakturę imienną. W takiej sytuacji nie ma wątpliwości co do tego, że poniosłeś koszt. Idąc dalej, bardzo często możesz spotkać się z opinią, że posiadanie faktury imiennej to wręcz jedyna droga do rozliczenia wydatków w zeznaniu PIT. Nie sposób nie zgodzić się z tym, że faktura imienna jest najbezpieczniejszym potwierdzeniem – ale czy jedynym?
Poza fakturą imienną możesz też otrzymać zwykły paragon z NIP – gdy widniejąca na nim kwota jest niższa, niż 450 zł lub 100 euro. Gdy masz nadany NIP w działalności nierejestrowanej, to taki paragon może stanowić Twój koszt uzyskania przychodu.
Zwykły paragon – czy może być kosztem uzyskania przychodów?
Przechodzimy do najciekawszej części artykułu, a mianowicie do tego, co w sytuacji, gdy posiadasz zwykły paragon bez NIP i nie masz faktury imiennej? Czy w takiej sytuacji pozbawiasz się możliwości rozliczenia kosztu w działalności nierejestrowanej? Na pierwszy rzut oka wydaje się, że tak. Taką odpowiedź zapewne otrzymasz też przeglądając internet. W praktyce okazuje się jednak, że nadal masz pewną furtkę. Aby ją wyjaśnić, posłużę się interpretacją indywidualną z dnia 28 marca 2024 r. sygn. 0115-KDIT3.4011.71.2024.4.JS.
W przytoczonej interpretacji podatniczka zamierza kupować odzież używaną, poddawać ją odpowiedniemu przygotowaniu (np. prać czy doszywać guziki), a następnie sprzedawać. Pani zainteresowana sprzedawaniem tej odzieży chciałaby również rozliczać koszty w działalności nierejestrowanej, czyli po prostu wydatki poniesione na zakup tej odzieży. W związku z tym zadała pytanie, czy może odliczać koszty na podstawie zwykłych paragonów lub paragonów z wydrukowanym potwierdzeniem zapłaty z rachunku bankowego?
I tutaj mamy pewne zaskoczenie. Choć może się wydawać, że jest to sytuacja bardzo naciągana, to urząd skarbowy przyznał podatniczce rację. Otóż z przytoczonej interpretacji możesz dowiedzieć się, że możliwe jest rozliczenie kosztów w działalności nierejestrowanej na podstawie zwykłego paragonu.
Jakie podstawy prawne przemawiają za możliwością rozliczania kosztów na podstawie zwykłego paragonu?
Wiesz już, że teoretycznie możesz rozliczyć koszty w działalności nierejestrowej na podstawie zwykłego paragonu. Niemniej jednak, jeśli chcesz skorzystać z tego rozwiązania, zalecam pewną ostrożność. Zauważ, że stwierdzenie płynie z interpretacji indywidualnej, a taka interpretacja „chroni” co do zasady osobę występującą o wydanie stanowiska. Oznacza to, że podatniczka, która otrzymała odpowiedź, ma swego rodzaju parasol ochronny, którego Ty nie masz, dopóki nie wystąpisz o wydanie takiej interpretacji. Mimo wszystko taka interpretacja to dla Ciebie pewna podpora w razie ewentualnego zakwestionowania kosztów rozliczanych na podstawie zwykłych paragonów.
No dobrze, ale jakimi przepisami posłużył się urząd skarbowy wydając taką intepretację i dlaczego jest to możliwe? Otóż zwróć uwagę, że w definicji kosztów nie określono zasad dokumentowania wydatków, które chcesz rozliczyć jako koszty.
Idąc dalej, zgodnie z art. 181 Odynacji podatkowej, dowodami w postępowaniu podatkowym mogą być w szczególności:
- opinie biegłych,
- materiały i informacje zebrane w wyniku oględzin,
- informacje podatkowe oraz inne dokumenty zgromadzone w toku działalności analitycznej,
- księgi podatkowe,
- deklaracje złożone przez stronę,
- zeznania świadków.
Zwrot „w szczególności” wskazuje natomiast na to, że katalog ten jest otwarty. W związku z tym, prowadząc działalność nierejestrowaną, możesz rozliczać koszty na podstawie wszelkich dowodów, o których mowa w art. 181 Ordynacji podatkowej.
Podsumowanie
W ramach działalności nierejestrowej musisz pamiętać o wielu obowiązkach, w tym o prowadzeniu uproszczonej ewidencji sprzedaży, a także o limicie przychodu należnego, który wynosi 75% kwoty minimalnego wynagrodzenia. Poza tymi ograniczeniami, masz również możliwość rozliczenia kosztów, które mogą zmniejszyć ewentualny podatek do zapłaty. W praktyce przyjęło się, że koszty muszą być udokumentowane fakturą imienną. Jest to najbezpieczniejsza praktyka, niemniej istnieje też możliwość rozliczania kosztów na podstawie zwykłego paragonu, o czym mówi wydana w 2024 r. indywidualna interpretacja podatkowa. Pośród tego pamiętaj jednak, że taka interpretacja chroni co do zasady osobę wnioskującą, także w razie ewentualnej kontroli musisz wziąć pod uwagę to, że Twoje koszty mogą być zakwestionowane (co nie oznacza, że tak musi być).
