Działalność nierejestrowana czy działalność gospodarcza? Co wybrać w 2024 roku

Działalność nierejestrowana jest nazywana czasami “firmą na próbę”. Nic dziwnego, ponieważ nie wymaga rejestracji w centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, a dostarcza wielu zalet, które płyną z tradycyjnej firmy. Czy jednak zastanawiałeś się, czym różnią się te rozwiązania, kiedy warto skorzystać z konkretnej alternatywy i ile pieniędzy możesz zaoszczędzić? Tego dowiesz się z artykułu.

Na czym polega działalność nierejestrowana?

Działalność nierejestrowana, jak sama nazwa wskazuje, to forma prowadzenia działalności zarobkowej, która nie wymaga rejestracji w CEIDG czy KRS. Jest szczególnie atrakcyjna dla osób rozpoczynających swoją przygodę z biznesem, które chcą sprawdzić, czy ich pomysł “wypali”. Z drugiej strony jest też dobrą opcją dla tych, którzy chcą dorobić do podstawowego źródła dochodu.

Działalność nierejestrowana została opisana w ustawie prawo przedsiębiorców i jest poniekąd porównywana do jednoosobowej działalności gospodarczej. W odróżnieniu od firmy ma jednak więcej ograniczeń. Jednym z nich jest miesięczny limit przychodów, który kształtuje się na poziomie 75% kwoty minimalnego wynagrodzenia. W związku z tym, jeżeli chcesz prowadzić taką działalność, musisz mieć na uwadze, że przekroczenie określonej kwoty zobliguje Cię do założenia zwykłej działalności gospodarczej. Więcej na ten temat możesz przeczytać tutaj i tutaj. Ponadto z działalności nierejestrowanej nie mogą skorzystać osoby, które w ostatnich 60 miesiącach prowadziły działalność gospodarczą. Wyjątkiem jest sytuacja, w której taka działalność była nieustannie zawieszona przez ten okres.

Co to jest jednoosobowa działalność gospodarcza?

Jednoosobowa działalność gospodarcza to z kolei najprostsza i zarazem najczęściej wybierana forma prowadzenia biznesu w Polsce. W myśl przepisów prawa, a konkretniej art. 3 ustawy prawo przedsiębiorców, określana jest jako zorganizowana działalność zarobkowa, wykonywana we własnym imieniu i w sposób ciągły. To bardzo popularna, choć niejedyna definicja działalności gospodarczej, którą znajdziesz w różnorodnych ustawach. Mimo wszystko, moim zdaniem, bardzo dobrze oddaje to, czym faktycznie jest własna firma.

Działalność nierejestrowana vs działalność gospodarcza

Działalność nierejestrowa a działalność gospodarcza to dwie różne formy prowadzenia biznesu. Niemniej istnieje pomiędzy nimi pewna nić porozumienia. Innymi słowy mają ze sobą wiele cech wspólnych, ale też różnic. Na początku skupmy się na tym, co dzieli te dwa rozwiązania.

Jeśli prowadzisz działalność nierejestrowaną, musisz uważać, aby nie przekroczyć przychodów na poziomie 75% kwoty minimalnego wynagrodzenia. Jeżeli przekroczysz ten limit, w ciągu 7 dni musisz zarejestrować firmę. Takie ograniczenie nie występuje przy jednoosobowej działalności gospodarczej, w której jako przedsiębiorca możesz obracać o wiele większymi kwotami. 

Co więcej, w ramach działalności nierestrowanej nie możesz prowadzić aktywności czy sprzedaży produktów, które wymagają koncesji lub zezwolenia. Oczywiście, w ramach własnej firmy też nie możesz prowadzić np. praktyki lekarskiej, jeżeli nie masz odpowiednich kwalifikacji. Niemniej jeżeli jesteś lekarzem, to nic nie stoi na przeszkodzie, aby założyć JDG i oferować prywatne wizyty. W ramach działalności nierejestrowanej jest to po prostu niemożliwe – nawet jeżeli masz uprawnienia.

Z drugiej strony działalność nierejestrowana ma też wiele plusów w porównaniu do działalności gospodarczej. Przede wszystkim osoba prowadząca działalność nierejestrowaną nie musi odprowadzać comiesięcznych składek na ubezpieczenia społeczne czy zdrowotne, co często stanowi znaczne obciążenie finansowe dla przedsiębiorców. Wyjątkiem jest świadczenie usług, w przypadku których klient teoretycznie powinien odprowadzić z Ciebie składki (więcej przeczytasz tutaj). Wyprzedzając trochę temat zasygnalizuję, że powstał już projekt ustawy, który ma wyeliminować konieczność opłacania składek. Wszelkie zmiany z tym związane możesz śledzić tutaj.

Co więcej, “biznes na próbę” charakteryzuje się o wiele mniejszym poziomem biurokracji, a także brakiem konieczności odprowadzania regularnych zaliczek na podatek dochodowy. Działalność nierejestrowaną rozliczasz składając zeznanie roczne PIT-36. Masz na to czas do 30 kwietnia następnego roku.

Dodatkowo zwróć uwagę, że w przypadku działalności nierejestrowanej nie musisz zaprzątać sobie głowy podatkową księgą przychodów i rozchodów czy tzw. pełnymi księgami – prowadzisz uproszczoną ewidencję sprzedaży, która jest o wiele prostszym rozwiązaniem. Od tej reguły są pewne wyjątki, ale o nich w dalszej części artykułu.

Cechy wspólne działalności gospodarczej i działalności nierejestrowanej

Wiesz już, że jest wiele różnic pomiędzy działalnością nierejestrowaną a tradycyjną firmą. Pośród tego znajdują się też pewne elementy wspólne, które łączą te rozwiązania.

Zarówno jedna, jak i druga forma biznesu jest określana jako zorganizowana działalność zarobkowa, wykonywana we własnym imieniu i w sposób ciągły. Oznacza to, że bez problemu możesz swoją działalność reklamować, a także prowadzić profile w social mediach i zdobywać nowych klientów.

To, co może Cię zdziwić, to fakt, że w przypadku działalności nierejestrowanej możesz (ale nie musisz) mieć obowiązek uzyskania numeru identyfikacji podatkowej (NIP). Pewnie możesz teraz pomyśleć, jakim cudem może być Ci potrzebny NIP, skoro co do zasady działalności nierejestrowanej nie musisz nigdzie zgłaszać? Otóż, jak to często bywa w polskim w prawie, to zależy. Zwróć uwagę na to, że cechą wspólną działalności gospodarczej i działalności nierejestrowanej jest to, że jeśli nie kwalifikujesz się do zwolnień określonych w ustawach, to musisz zaopatrzyć się np. w kasę fiskalną. A jeżeli będziesz potrzebował kasy fiskalnej, to wcześniej musisz uzyskać NIP.

Poza tym musisz zwrócić uwagę na to, że w określonych przypadkach nie ominie Cię rejestracja do VAT. Tak naprawdę w przypadku działalności nierejestrowej jest to mocno ograniczone, bo de facto korzystasz ze zwolnienia podmiotowego z VAT do rocznego obrotu w wysokości 200 tys. zł. Jak łatwo możesz się domyśleć, ze względu na limity, tej kwoty po prostu nie przekroczysz. Niemniej jednak musisz wiedzieć, że art. 113 ust. 13 ustawy o VAT definiuje konkretne aktywności, co do których nie możesz skorzystać ze wspomnianego zwolnienia. Są to przykładowo sprzedaż kosmetyków przez internet, a także sprzedaż elektroniki (np. komputerów czy dysków twardych).  

W obydwu rozwiązaniach masz również możliwość wystawiania faktur (a nawet obowiązek, gdy klient sobie tego zażyczy). Co do zasady będą to faktury zwolnione z VAT lub faktury VAT (tylko wtedy, gdy jesteś czynnym podatnikiem VAT).

Kiedy wybrać działalność nierejestrowaną, a kiedy działalność gospodarczą?

Biorąc pod uwagę to, co do tej pory napisałem, możesz zastanawiać się, kiedy wybrać jedno, a kiedy drugie rozwiązanie? 

Działalność nierejestowana będzie lepszym wyborem, gdy dopiero startujesz ze swoim pomysłem i obawiasz się kosztów związanych z prowadzeniem standardowej firmy. Jeżeli okaże się, że Twój pomysł wypali i przekroczysz limit przychodów, to wówczas zarejestrujesz działalność i nadal będziesz mógł korzystać z ulg.

Działalność nierejestrowa jest również dobrym sposobem na budowanie bazy klientów, rozwijanie social mediów czy dorobienie do etatu. W tej fazie rozwoju swojego biznesu możesz też założyć stronę internetową, a także promować produkty. Co istotne, jeżeli chcesz, to tak naprawdę możesz ją też “otworzyć” i “zamknąć” w dowolnym momencie, nie robiąc nic szczególnego. Po prostu kończysz sprzedaż. Pamiętaj jednak, aby przychód z działalności nierejestrowanej rozliczyć w zeznaniu rocznym.

Z kolei działalność gospodarcza będzie lepsza, gdy chcesz świadczyć usługi. Ze względu na wiele niejasności, usługi w działalności nierejestrowanej są traktowane jako zawarcie umowy zlecenie lub o dzieło, a co za tym idzie, istnieje konieczność zgłoszenia ich do ZUS i odprowadzenia składek (w przypadku umowy zlecenie). Jak wspomniałem, powstał już projekt ustawy, który ma naprawić tę niedogodność i jeżeli wejdzie w życie, to również w przypadku usług będzie można bez problemu wykonywać usługi w ramach działalności nierejestrowanej. Póki co martwić nie muszą się tym tylko studenci i uczniowie do 26. roku życia.

Działalność gospodarcza będzie również lepsza, gdy sprzedajesz produkty niskomarżowe lub takie, których zakup jest drogi. Zwróć uwagę, że w przypadku działalności nierejestrowanej mówimy o limicie przychodów, a nie dochodów. W związku z tym, jeżeli kupujesz sprzęt za 2000 zł, a sprzedajesz go za 2300 zł, to Twój przychód wynosi 2300 zł, choć faktyczny zarobek to tylko 300 zł. Łatwo przekalkulować, że w taki sposób szybko przekroczysz limit.

Nad działalnością gospodarczą możesz zastanowić się również wtedy, gdy jesteś zatrudniony na podstawie umowy o pracę i osiągasz co najmniej minimalne wynagrodzenie. Wówczas rejestrując firmę musisz odprowadzać tylko składkę zdrowotną. Jest to wyraźna redukcja kosztów.

Prowadzenie działalności nierejestrowej i gospodarczej – przychody i koszty

Na koniec chciałbym przedstawić Ci krótkie porównanie tego, jak kształtują się zyski i koszty w obydwu rozwiązaniach. Odnieśmy się do hipotetycznej, półrocznej sprzedaży od 1 lipca 2024 roku do 31 grudnia 2024 roku. Załóżmy, że:

• sprzedajesz rękodzieło;
• Twoja sprzedaż jest zwolniona z VAT; 
• nie jesteś nigdzie zatrudniony, ani nie wykonujesz czynności na podstawie umowy zlecenie;
• w przypadku działalności gospodarczej kosztem uzyskania przychodów są składki społeczne;
• uwzględniamy kwotę wolną od podatku w wysokości 30 000 zł;

Poniżej możesz zobaczyć uproszczone obliczenia, choć obrazujące różnice w tym, ile zostanie Ci w kieszeni.

Jak widzisz, najwięcej pieniędzy zostanie w kieszeni w przypadku działalności nierejestrowanej. Nie powinno to dziwić, ponieważ nie płaci się tu składek na ubezpieczenia społeczne czy zdrowotne. Dodatkowo zauważ, że w żadnym z przypadków nie odprowadzisz podatku do urzędu skarbowego, bo nie została przekroczona kwota wolna od podatku. Oczywiście, jeżeli masz lub miałeś w ciągu roku inne źródła dochodów, to kwota wolna może być przekroczona, a tym samym może okazać się, że musisz zapłacić podatek.