Rozdzielanie tekstu w Excelu to funkcja, która pomoże Ci uporządkować dane w arkuszach. Sprawdzi się m.in., gdy pobierasz plik zawierający dane oddzielone przecinkami, ale także gdy chcesz po prostu rozdzielić imię i naziwsko. Z tego artykułu dowiesz się, jak robić to na kilka sposobów.
Dzielenie tekstu z wykorzystaniem formuł
Pierwszym sposobem na rozdzielenie tekstu jest skorzystanie z formuł LEWY i ZNAJDŹ, które pomogą Ci rodzielić tekst znajdujący się w komórce. Aby lepiej to zrozumieć, posłużmy się przykładem.
Mamy prostą tabelę, w której znajdują się imiona i nazwiska osób. Cel, który chcemy osiągnąć, to rozdzielenie ich na dwie kolumny. Zauważ, że użycie samej formuły LEWY nie da Ci satysfakcjonującego rezultatu. Dlaczego? Ponieważ korzystając z niej, musisz podać liczbę znaków, która ma być oddzielona.
Obrazując to, zwróć uwagę, że pierwsze imię to Jan. Jeżeli chciałbyś je odseparować od nazwiska, formuła wyglądałaby w następujący sposób: =LEWY(B3;3).
Jeśli zastosujesz takie rozwiązanie, zobaczysz, że wszystko działa poprawnie, ale tylko dla tego imienia. Próba przeciągnięcia tej formuły w dół skończy się niepowodzeniem, ponieważ kolejne imiona mają różną długość. Idąc taką ścieżką postępowania dla drugiego wiersza otrzymasz tekst “Ann”. Co zatem należy zrobić?
Jak połączyć formułę LEWY z formułą ZNAJDŹ?
Aby formuła działała prawidłowo, należy dodatkowo skorzystać z funkcji ZNAJDŹ, która pozwala wyszukać określony ciąg tekstowy w innym ciągu tekstowym. Brzmi to skomplikowanie, ale w praktyce jest naprawdę proste.
Powróćmy do naszej tabeli. Gotowa formuła “wyciągająca” imię z kolumny B powinna mieć następującą postać: =LEWY(B3;ZNAJDŹ(” “;B3)-1).
Jak widzisz, takie rozwiązanie działa poprawnie. Musisz jeszcze wiedzieć, dlaczego tak się dzieje.
Na wstępie rozpoczynamy od formuły LEWY. Pierwszym argumentem jest tekst, który ma zostać podzielony. Dla pierwszego wiersza jest to komórka B3, czyli ta, w której znajduje się Jan Nowak.
Kolejny argument, który należy podać, to liczba znaków. W tym momencie, zamiast podawać konkretną liczbę, korzystam z funkcji ZNAJDŹ, którą zagnieżdzam w funkcji LEWY.
Funkcji ZNAJDŹ również przyjmuje argumenty, a pierwszym z nich jest szukany tekst. Tutaj wstawiam znak spacji umieszczony w cudzysłowiu, ponieważ imię i nazwisko jest oddzielone spacją. Następnie po raz kolejny zostaje wybrana komórka B3, czyli ta, w której Excel ma szukać tejże spacji. Zamykam nawias i odejmuję jedynkę, dzięki czemu oddzielony zostanie tekst do momentu jednego znaku przed spacją.
Mając tak skonstruowaną formułę, bez problemu możesz przeciągnąć ją w dół. Excel poradzi sobie z wszystkimi imionami, niezależnie od tego, ile mają liter.
Jak wykorzystać funkcję ZNAJDŹ, by oddzielić nazwisko?
Do tej pory konwersja odnosiła się do tekstu, który występował na początku. Z kolei, jeżeli chcesz użyć funkcji ZNAJDŹ do dzielenia tekstów, które nie znajdują się na początku, musisz dokonać pewnej zmiany. W tym przypadku formuła LEWY zostaje zastąpiona formułą FRAGMENT.TEKSTU.
Za pomocą funkcji LEWY i FRAGMENT tekstu skonstruuję gotową formułe, która wygląda następująco: =FRAGMENT.TEKSTU(B3;ZNAJDŹ(” “;B3)+1;30).
Czas na analizę. Jak widzisz, konstrukcję rozpoczynamy od formuły FRAGMENT.TEKSTU. Pierwszym argumentem jest tekst, czyli komórka, w której znajduje się imię i nazwisko. Następnie Excel wymaga podania liczby początkowej i tu korzystam z formuły ZNAJDŹ. Chcę, aby Excel znalazł znak spacji w tekście, gdzie znajduje się imię i nazwisko.
W kolejnym kroku trzeba dodać jedynkę do liczby początkowej, aby “wyeliminować” spację z dzielonego tekstu (przypomnij sobie, że wcześniej odejmowaliśmy jedynkę, bo imię znajdowało się na lewo od znaku spacji).
Teraz wystarczy już tylko wskazać liczbę znaków dla formuły FRAGMENT.TEKSTU. Niech będzie to 30. Wskazując taką liczbę mówisz Excelowi, ile znaków ma znaleźć się w danej komórce. Jest to dość kłopotliwe, ponieważ gdy trafisz na dłuższe nazwisko (np. składające się z 35 znaków), to zostanie ono ucięte. Rozwiązaniem jest zwiększenie tej liczby.
Dzielenie tekstu przy użyciu tekst jako kolumny
Rozdzielanie tekstu w Microsoft Excel za pomocą formuł może być problematyczne. Na szczęście istnieją też inne, o wiele prostsze metody. Jedną z nich jest skorzystanie z opcji tekst na kolumny, która znajduje się we wstążce, a konkretniej w zakładce Dane.
Aby przystąpić do działania, najpierw musisz zaznaczyć komórki (lub całą kolumnę). W dalszej kolejności wybierz opcję tekst na kolumny.
Jak widzisz, otworzy się kreator konwersji tekstu na kolumny, w którym do wyboru masz dwie opcje: rozdzielany i stała szerokość.
Jeżeli wybierzesz dzielenie przy pomocy stałej szerokości, pojawią się linie podziału, które musisz wybrać. Na tej podstawie Excel podzieli Twój tekst. W tym przypadku jest to niewygodne rozwiązanie.
Zdecydowanie lepszym wyborem jest podział tekstu za pomocą opcji “rozdzielany”. Wybierając ją i przechodząc dalej musisz wskazać ograniczniki, według których chcesz podzielić tekst. Jako że pomiędzy imieniem i nazwiskiem jest spacja, należy wybrać właśnie spację. Zaznaczając to pole zobaczysz od razu podgląd Twojego podziału.
Wszystko się zgadza, dlatego też możesz przejść dalej. W ostatnim kroku wybierz format danych w kolumnie, a także miejsce docelowe. Teraz wystarczy tylko zatwierdzić i obserwować, jak Excel poradził sobie z zadaniem.
Wypełnianie błyskawiczne a podzielenie tekstu
Ostatnią opcją, którą chcę opisać, jest podział tekstu w Excelu za pomocą wypełniania błyskawicznego. To narzędzie, które sprawdza określony wzorzec i na jego podstawie wypełnia komórki.
Aby wykorzystać wypełnianie błyskawiczne, musisz najpierw stworzyć wzorzec. Tak więc wpisz ręcznie w pierwszej komórce imię, a obok nazwisko w taki sposób, jak poniżej.
Teraz skieruj kursor myszy na zielony kwadracik znajdujący się w prawym dolnym rogu zaznaczonej komórki, a następnie przytrzymując prawy przycisk myszy przeciągnij go w dół, aż do ostatniego nazwiska. Gdy puścisz prawy przycisk myszy, wyświetli się lista poleceń.
Wybierz opcję wypełnianie błyskawiczne i powtórz tę czynność dla kolumny, w której chcesz umieścić nazwiska.
Gdzie znaleźć jeszcze wypełnianie błyskawiczne?
Jeżeli uważasz, że powyższy sposób jest niewygodny, to wypełnianie błyskawiczne możesz również znaleźć na wstążce, w zakładce dane. Jest ono ukryte obok znanego Ci już zamieniania tekstu na kolumny.
