Działalność nierejestrowana pozwala Ci w łatwy sposób przetestować pomysł na biznes lub po prostu legalnie dorobić bez rejestracji firmy. Chociaż w wielu przypadkach charakteryzuje się dużą prostotą, to istnieją też sytuacje, w przypadku których formalności są nieco większe. Tak dzieje się m.in. w momencie, gdy pojawia się konieczność posiadania kasy fiskalnej. Kiedy trzeba ją mieć i jak z niej korzystać? O tym poniżej.
Co to jest działalność nierejestrowana?
Działalność nierejestrowana to drobna działalność osób fizycznych, których przychód należny z tej działalności nie przekracza w żadnym miesiącu 75% kwoty minimalnego wynagrodzenia. Stanowi bardzo dobry sposób na przetestowanie pomysłu na biznes lub po prostu legalne dorobienie do budżetu domowego. Działalność ta z jednej strony charakteryzuje się prostotą, z drugiej pewnymi ograniczeniami. Do głównych przeszkód zaliczymy m.in. to, że nie mogą wykonywać jej osoby, które w okresie ostatnich 60 miesięcy prowadziły działalność gospodarczą (więcej dowiesz się tutaj). W tym artykule skupimy się jednak głównie na tematyce związanej z kasą fiskalną w działalności nierejestrowanej, ponieważ taki obowiązek również może wystąpić.
Kto może korzystać ze zwolnienia z obowiązku posiadania kasy fiskalnej?
Określona grupa podatników, zarówno osób prowadzących działalność nierejestrowaną, jak i przedsiębiorców, może na co dzień korzystać ze zwolnienia z obowiązku posiadania kasy fiskalnej. Aktem prawnym regulującym to zagadnienie jest Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących.
Szczegółowe informacje w zakresie zwolnienia z obowiązku posiadania kasy fiskalnej znajdziesz w § 3 ust. 1 wspomnianego rozporządzenia. W odniesieniu do działalności nierejestrowej, z reguły najbardziej interesujący będzie dla Ciebie punkt 1, który mówi, że ze zwolnienia możesz skorzystać, gdy wartość Twojej sprzedaży dokonanej na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych nie przekroczyła w poprzednim roku podatkowym kwoty 20 000 zł.
Z kolei, jeżeli rozpoczynasz prowadzenie działalności nierejestrowanej w trakcie roku, wspomniany limit jest niższy i zależy od okresu, w którym rozpoczynasz prowadzenie sprzedaży w ramach działalności nierejestrowanej.
Jak obliczyć limit dla kasy fiskalnej?
Zasady ustalania limitów są bardzo proste. Obliczasz go na podstawie wzoru:
20 000 zł (roczny limit) * liczba dni sprzedaży w ciągu roku / 365 (liczba dni w ciągu roku)
Przykładowo, rozpoczynasz sprzedaż 10 kwietnia 2023 roku i w tym dniu osiągasz pierwszy przychód. Korzystasz ze zwolnienia z kasy, jednak chcesz dowiedzieć się, jaki limit Cię obowiązuje. W związku z tym podstawiamy odpowiednie wartości do wzoru:
20 000 * 265 (liczba dni do końca roku od 10 kwietnia) / 365 = 14 520, 55 zł
Obliczona kwota to limit, jaki obowiązuje Cię w danym roku podatkowym. Pozwala Ci na to, aby skorzystać ze zwolnienia z kasy fiskalnej ze względu na wielkość obrotu ze sprzedaży.
Dla kogo kasa fiskalna od początku działalności nierejestrowanej?
Niestety, istnieją też pewne działalności, w przypadku których nie możesz skorzystać ze zwolnienia z kasy fiskalnej. Innymi słowy, musisz zaopatrzyć się w nią już od pierwszej sprzedaży. Wszelkie uregulowania zostały opisane w § 4 rozporządzenia. Wśród popularnych branż w działalności nierejestrowanej, ze zwolnień nie mogą skorzystać m.in. Ci, którzy chcą świadczyć usługi:
- Fryzjerskie, kosmetyczne i kosmetologiczne;
- Mycia, czyszczenia samochodów i podobnych usług;
- W zakresie wymiany opon lub kół dla pojazdów silnikowych oraz motorowerów;
- Naprawy pojazdów silnikowych oraz motorowerów, w tym naprawy opon, ich zakładania, bieżnikowania i regenerowania.
Ponadto w kasę fiskalną musisz zaopatrzyć się od pierwszej sprzedaży, gdy chcesz dokonywać dostawy towarów, takich jak m.in.:
- Komputery, wyroby elektroniczne i optyczne;
- Sprzęt fotograficzny, z wyłączeniem części i akcesoriów do sprzętu i wyposażenia fotograficznego;
- Zapisanych i niezapisanych nośników danych cyfrowych i analogowych.
Formalności przed zakupem kasy fiskalnej
Wiesz już, że w przypadku niektórych branż musisz posiadać kasę fiskalną od pierwszej sprzedaży. Poza tym będziesz do niej zobowiązany, gdy przekroczysz wspomniany wyżej limit. Zapewne zastanawiasz się, jak się za to zabrać? Uprzedzając, nie wystarczy pójść do sklepu i kupić ją ot tak, jak telefon czy komputer. Ale po kolei.
Po pierwsze, musisz złożyć wniosek o nadanie numeru NIP. Masz taką możliwość również jako osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej. Jeżeli masz już nadany NIP (np. ze względu na prowadzoną kilka lat temu działalność gospodarczą), nie składasz ponownie wniosku o nadanie, tylko posługujesz się już nadanym numerem. Weź jednak pod uwagę ograniczenia związane z prowadzeniem działalności nierejestrowanej w zakresie czasowym od momentu zawieszenia lub zakończenia działalności gospodarczej (o czym wspomnieliśmy wcześniej).
Uwaga! Numery NIP były nadawane do 2011 roku osobom fizycznym w celach rozliczeń podatkowych. Jeżeli masz nadany taki NIP, to nie możesz posługiwać się nim w działalności nierejestrowanej. W takim przypadku musisz złożyć wniosek NIP-7.
W celu uzyskania numeru NIP składasz wniosek NIP-7, gdzie masz możliwość wyboru działalności nierejestrowej. Potwierdzenie nadania go wydawane jest niezwłocznie, nie później niż w terminie 3 dni od dnia wpływu poprawnego zgłoszenia identyfikacyjnego do Urzędu Skarbowego.
Sam wniosek możesz złożyć na trzy sposoby:
- Bezpośrednio w urzędzie skarbowym;
- Listownie;
- Elektronicznie,
Złożenie zgłoszenia identyfikacyjnego nie podlega opłacie, w związku z czym zrobisz to za darmo. Poza tym pamiętaj, że wniosek NIP-7 wysyłasz również, gdy chcesz dokonać aktualizacji danych, np. zmienić adres zamieszkania.
Jak poradzić sobie z zakupem kasy fiskalnej?
Mając nadany numer NIP, możesz przystąpić do kupna kasy fiskalnej. Zgodnie z § 13 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących, przed rozpoczęciem sprzedaży konieczna jest fiskalizacja kasy. Obecnie, od kilku lat, stopniowo wprowadzane są zmiany, które dążą do wypierania tradycyjnych kas na rzecz kas online. Przykładowo, nie kupisz już ani kas z zapisem elektronicznym, ani z zapisem papierowym. W związku z tym skupmy się na tym, jak wygląda fiskalizacja kasy online.
Przede wszystkim musisz wiedzieć, że kasa fiskalna online jest połączona z Centralnym Repozytorium Kas, do którego przekazywane są wszelkie informacje. Oznacza to, że korzystając z urządzenia, musisz mieć dostęp do internetu. No dobrze, ale jak już wspomnieliśmy, zanim zaczniesz z niej korzystać, należy przeprowadzić fiskalizację. Na czym to polega w przypadku kasy online?
Fiskalizacja kasy online jest czynnością jednorazową, której dokonuje serwisant. Potwierdzeniem fiskalizacji jest wystawienie raportu fiskalnego fiskalizacji, który zostanie przesłany do Centralnego Repozytorium Kas. Co więcej, w trakcie fiskalizacji przez serwisanta przydzielony zostanie Ci numer ewidencyjny. Ponadto osoba dokonująca fiskalizacji zgłosi Cię do urzędu skarbowego i przekaże Twoje dane identyfikacyjne. W związku z tym nie masz obowiązku zgłoszenia takiej kasy do naczelnika urzędu skarbowego.
Obowiązki podczas korzystania z kasy fiskalnej online
Co do zasady, kasa online musi mieć stałe połączenie z internetem. Jeżeli masz jakiekolwiek trudności z łączem, możesz zwrócić się z wnioskiem do naczelnika urzędu skarbowego o wyrażenie zgody na przesyłanie danych z kasy do CRK w określonych odstępach czasowych.
Poza tym, przy dokonywaniu sprzedaży masz obowiązek wystawiania paragonów fiskalnych i przekazywania ich kupującym. Dodatkowo musisz sporządzać i drukować raporty miesięczne. Robisz to po zakończeniu miesiąca, jednak nie później, niż do 25. dnia następnego miesiąca. Co ważne, w przypadku kasy online nie musisz drukować raportów dobowych. Twoim obowiązkiem jest również przeprowadzenie przeglądu kasy fiskalnej co najmniej raz na dwa lata, a także przechowywanie książki serwisowej kasy.
Sprzedaż internetowa i stacjonarna – czy wszystko musi być rejestrowane na kasie?
Załóżmy teraz, że masz kasę fiskalną i prowadzisz zarówno sprzedaż stacjonarną, jak i internetową. Czy w takim przypadku każda transakcja musi być wprowadzana na kasę? Z technicznego punktu widzenia dopełnienie tego obowiązku może być przecież trudne. Przykładowo, jeżeli sprzedajesz kursy online, to ktoś może kupić do nich dostęp o 23:58. Co wtedy?
Zwróć uwagę na to, że sprzedaż internetowa, jeżeli spełnia warunki określone w poz. 36 i 37 załącznika do rozporządzenia w sprawie zwolnień z kas fiskalnych, nie musi być ewidencjonowana na kasie. W dużym skrócie, z obowiązku ewidencji na kasie fiskalnej, bez względu na obrót, zwolnione są osoby, które jednocześnie:
- Dokonują dostawy towarów w systemie wysyłkowym;
- Płatność odbywa się bezgotówkowo, na rachunek bankowy podatnika;
- Z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie czynności dotyczyła sprzedaż i na czyją rzecz została dokonana. Konieczny jest m.in. adres i dane nabywcy.
Jaki ma to związek z ewidencją na kasie fiskalnej? Otóż zwróć uwagę, że nie musisz ewidencjonować na kasie fiskalnej tej sprzedaży, w przypadku której możesz korzystać ze zwolnienia. Nawet wówczas, gdy posiadasz kasę fiskalną. Oczywiście, ewidencja dotyczy tylko określonych produktów czy usług, co do których możesz stosować zwolnienie. Co ciekawe, nic nie stoi na przeszkodzie, aby również i taką sprzedaż ewidencjonować na kasie.
Zwrot za zakup kasy fiskalnej
Kupno kasy może stanowić obciążenie finansowe, w szczególności w przypadku działalności nierejestrowanej. Pamiętaj, że możesz skorzystać ze zwrotu kosztów. Taka ulga wynosi maksymalnie 90% ceny netto, jednak nie więcej niż 700 zł.
O zwrot możesz ubiegać się w urzędzie skarbowym, ale tylko wtedy, gdy:
- Masz obowiązek ewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej i rozpocząłeś prowadzenie ewidencji na kasie online
- Nie masz obowiązku ewidencjonowania sprzedaży na kasie i nigdy jej nia miałeś, ale decydujesz się na prowadzenie ewidencji za pomocą kasy online.
Zwrot może okazać się częściowym odciążeniem Cię w kwestii finansów, jednak musisz pamiętać, że w sytuacji, gdy okres użytkowania kasy fiskalnej nie przekracza trzech lat, otrzymaną ulgę musisz zwrócić.
Na co jeszcze zwrócić uwagę prowadząc działalność nierejestrowaną?
Prowadząc działalność nierejestrowaną, musisz jeszcze zwrócić uwagę na kilka innych, istotnych kwestii. W szczególności chodzi o podatek VAT. Tak naprawdę w myśl ustawy o VAT możesz korzystać ze zwolnienia do momentu osiągnięcia wartości sprzedaży w wysokości nieprzekraczającej 200 tys. zł. Niemniej jednak istnieją pewne branże, co do których musisz zarejestrować się jako czynny podatnik VAT od pierwszej sprzedaży. Są określone w art. 113 ust. 13 ustawy o VAT.
Ponadto dość dużo kontrowersji wywołują usługi na działalności nierejestrowanej, które co do zasady traktuje się jako zawarcie umowy zlecenie. Świetnym przykładem jest branża beauty, o czym przeczytasz tutaj.
