Problem ze spłatą zadłużenia może dotyczyć każdego, a wpływ na to ma wiele czynników. Gdy sytuacja się przedłuża, rozwiązaniem może być wysłanie wezwania do zapłaty. Takie oficjalne pismo jest jednym z kroków na drodze do egzekwowania należności. Sprawdź, czym jest wezwanie do zapłaty, jakie przepisy prawne regulują to zagadnienie oraz jak je poprawnie napisać.
Co to jest wezwanie do zapłaty?
Wezwanie do zapłaty jest oficjalnym dokumentem kierowanym do dłużnika, mającym na celu odzyskanie należności. W rzeczywistości jest to jeden z podstawowych elementów windykacji, zaliczany bardzo często do grona tzw. “miękkiej windykacji”. Wezwanie do zapłaty wysyła się do dłużnika m.in. w momencie, gdy inne formy przypomnienia nie przynoszą skutku. Jeżeli zaś chodzi o konstrukcję takiego dokumentu, nie znajdziemy jednego ściśle określonego wzoru. Istotne jest to, aby dłużnik mógł bez problemu zidentyfikować, z jaką płatnością zalega. W związku z tym w wezwaniu do zapłaty powinny znaleźć się dane, takie jak:
- Data i miejsce sporządzenia;
- Dane wierzyciela i dłużnika;
- Krótkie wyjaśnienie celu wysłania pisma, czyli np. numer i kwota faktury, która nie została terminowo opłacona;
- Podstawa prawna;
- Termin płatności;
- Numer rachunku bankowego, na który należy wpłacić zaległość;
- Podpis osoby sporządzającej oraz dalsze kroki, jakie zostaną podjęte w przypadku braku reakcji na pismo.
Pamiętaj, że skuteczne wezwanie do zapłaty musi zawierać treści pozwalające dłużnikowi na rzeczowe ustosunkowanie się do żądania, tak co do zasady jak i do wysokości. Potwierdza to, chociażby wyrok Sądu Apelacyjnego w Poznaniu z dnia 2 czerwca 2021 roku (sygn. I ACa 325/20).
Ponadto zwróć uwagę, że wezwanie do zapłaty możemy traktować jako oświadczenie woli. W związku z tym podstawowym kryterium kwalifikacji dokumentu jako wezwania do zapłaty jest możliwość zidentyfikowania woli osoby uprawnionej. W myśl art. 485 § 1 pkt 3 wezwanie musi być skierowane do dłużnika. Tutaj, po raz kolejny zauważ, że aby wezwanie do zapłaty było uznane za skuteczne, muszą znaleźć się w nim informacje, takie jak dane adresata, roszczenia, data wystawienia oraz podpis wystawcy.
Podstawy prawne wezwania do zapłaty
Wśród wkazanych powyżej punktów, niezwykle ważne jest podanie podstawy prawnej wezwania do zapłaty. W tym przypadku musimy odnieść się do art. 455 kodeksu cywilnego, który mówi, że jeżeli termin spełnienia świadczenia nie jest oznaczony ani nie wynika z właściwości zobowiązania, świadczenie powinno być spełnione niezwłocznie po wezwaniu dłużnika do wykonania.
A co w przypadku, gdy termin płatności został wskazany? Wówczas pomocny jest art. 476 kodeksu cywilnego, który mówi, że dłużnik dopuszcza się zwłoki, gdy nie spełnia świadczenia w terminie, a jeżeli termin nie jest oznaczony, gdy nie spełnia świadczenia niezwłocznie po wezwaniu przez wierzyciela. Nie dotyczy to przypadku, gdy opóźnienie w spełnieniu świadczenia jest następstwem okoliczności, za które dłużnik nie ponosi odpowiedzialności.
Jaki termin płatności na wezwaniu do zapłaty?
Tak naprawdę nie obowiązuje minimalny termin płatności, który należy wskazać w piśmie do dłużnika. Zwyczajowo przyjmuje się jednak, że jest to 7 lub 14 dni od daty otrzymania dokumentu.
Przedsądowe wezwanie do zapłaty a wezwanie ostateczne
Być może udało Ci się zauważyć, że opisywane dokumenty przyjmują niekiedy różne nazwy. Czasami stosuje się po prostu wezwanie do zapłaty, innym razem jest to przedsądowe wezwanie do zapłaty, a w pozostałych przypadkach np. ostateczne wezwanie do zapłaty. W związku z tym możesz zastanawiać się, czy te nazwy mają w praktyce odmienne znaczenie?
Tak naprawdę drogę w odzyskiwaniu należności możemy w wielu przypadkach podzielić na kilka charakterystycznych etapów. Pierwszym z nich jest wysłanie zawiadomienia (tzw. monitu) o zaległości. Gdy nie przyniesie ono skutku, możemy zdecydować się na wysłanie przedsądowego wezwania do zapłaty, a następnie ostatecznego wezwania do zapłaty.
Niemniej samo nazewnictwo ma raczej drugorzędne znaczenie. Zdecydowanie bardziej istotne jest to, że wierzyciel podjął wcześniejsze próby windykacji na drodze pozasądowej. Pośród tego pamiętaj, że co do zasady w obowiązujących przepisach nie funkcjonuje określona liczba wezwań do zapłaty, które jako wierzyciel musisz wysłać dłużnikowi. Z reguły zakłada się jednak, że takie próby podejmuje się dwu lub trzykrotnie.
Kiedy i jak wysłać wezwanie do zapłaty?
Dłużnikiem można stać się już dzień po upływie terminu płatności. Oczywiście, tak krótkie spóźnienie w uregulowaniu płatności rzadko kiedy powoduje konieczność stosowania dalszych kroków. Mimo wszystko jeżeli spłata długu przeciąga się, warto wezwać dłużnika do uregulowania należności. Im szybciej to zrobisz, tym wzrosną Twoje szanse na polubowne i korzystne zakończenie sprawy.
Jeżeli zaś chodzi o formę wezwania do zapłaty, tak naprawdę może być dowolna (ustna, mailowa, pisemna czy za pośrednictwem SMS). W praktyce poleca się jednak wysłać wezwanie do zapłaty listem poleconym z potwierdzeniem odbioru. Takie działanie może stanowić jasne potwierdzenie na przyszłość, gdyby zaszła konieczność skierowania sprawy na drogę sądową. Ma to duże znaczenie, ponieważ zgodnie z art. 187 §1 pkt 3 kodeksu postępowania cywilnego, pozew powinien zawierać m.in. informację, czy strony podjęły próbę mediacji lub innego pozasądowego sposobu rozwiązania sporu, a w przypadku gdy takich prób nie podjęto, wyjaśnienie przyczyn ich niepodjęcia.
Co w przypadku, gdy dłużnik nie reaguje na wezwania do zapłaty?
Wezwanie do zapłaty wysłane listem poleconym za potwierdzeniem odbioru to wyraźny krok w kierunku odzyskania długu. Co jednak w przypadku, gdy wysyłasz wezwanie do wierzyciela, a on nie reaguje na nie? Innymi słowy, dług nadal nie zostaje spłacony. Wydaje się, że wówczas jedynym rozsądnym wyjściem jest po prostu skierowanie sprawy do sądu. W takiej sytuacji pierwszym krokiem jest wniesienie pozwu.
Kiedy wezwanie do zapłaty jest nieważne?
Wiesz już, że postępowanie sądowe to jeden z ostatnich kroków na drodze windykacji długu. Powróćmy jeszcze do samego wezwania do zapłaty i zwróćmy uwagę na to, kiedy może być nieważne. W praktyce najczęściej mówi się o przedawnieniu należności. Gdy to nastąpi, wierzyciel nie może dochodzić przed sądem zapłaty, a w konsekwencji nie może liczyć na uzyskanie prawomocnego nakazu zapłaty, ani też skierować sprawy do komornika.
Przedawnienie zadłużenia wynika z przepisów kodeksu cywilnego. Zgodnie z art. 118, jeżeli inne przepisy szczególne nie stanowią inaczej, ogólny termin przedawnienia wynosi:
- 6 lat dla roszczeń majątkowych;
- 3 lata dla roszczeń o świadczenia okresowe oraz roszczeń związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej.
Wezwanie do zapłaty – wzór
Jak widzisz, bez problemu możesz samodzielnie sporządzić wezwanie do zapłaty. Musisz jednak pamiętać, aby zawierało wymagane elementy, które opisaliśmy powyżej. Na koniec zapoznaj się ze wzorem wezwania do zapłaty, a jeżeli chcesz, pobierz go w formacie pdf lub doc.
