Funkcje Excela są niezwykle przydatnym narzędziem podczas pracy z arkuszem kalkulacyjnym. Jest ich mnóstwo, choć wiele z nich używa się tylko sporadycznie. Są też takie, które mogą przydać Ci się na co dzień. W artykule przedstawimy Ci 5 funkcji Excela, które z pewnością przyspieszą obliczenia.
Jak znaleźć i korzystać z odpowiednich funkcji w Excelu?
Ogromna liczba funkcji sprawia, że często musimy poszukać odpowiedniego rozwiązania. Te, które stosujemy najczęściej, są już nam z reguły znane, dlatego śmiało rozpoczynamy wpisywanie ich na pasku formuł. Wstawiamy znak równości (=) i kontynuujemy dalsze działania. Jeżeli rozpoczniemy wpisywanie danej funkcji, Excel wyświetli nam podpowiedzi. Wówczas możemy zaznaczyć interesującą nas opcję lub po prostu wcisnąć klawisz TAB. A co, gdy zapomnimy nazwy lub szukamy innej opcji? W takim przypadku możey przenieść się na kartę “Formuły” i poszukać konkretnego rozwiązania.
Biblioteka funkcji została podzielona tematycznie, co w pewien sposób ułatwia zadanie. Klikając określoną ikonę, rozwinie się lista, z której możemy wybrać konkretną funkcję. Pośród nich znajdują się m.in. takie, które naprawdę warto znać. Ich znajomość przyda się nie tylko w codziennej pracy z Excelem, ale też np. na rozmowie kwalifikacyjnej, kiedy będą testowane Twoje umiejętności. Jakie to funkcje? O tym już poniżej.
Funkcja JEŻELI
Pierwszym przykładem jest funkcja warunkowa JEŻELI. W rzeczywistości jest to funkcja logiczna, która umożliwia Ci przetestowanie warunku i zwrócenie określonej wartości w zależności od tego, czy warunek jest spełniony, czy nie.
Jak widzisz, funkcja składa się z trzech argumentów. Pierwszy z nich to test logiczny, czyli po prostu wartość, którą chcesz sprawdzać. Następnie musisz wprowadzić, co ma zrobić Excel, gdy warunek jest prawdziwy oraz jakie działania wykona, gdy testowany warunek będzie fałszywy.
Spójrz na prosty przykład. Mamy tabelę, w które znajdują się imiona i nazwiska. Chcemy sprawdzić, czy w podanej komórce znajduje się imię Marek. Jeżeli tak, chcemy, aby Excel wyświetlił tekst “To jest Marek”. Jeżeli nie, tekst ma brzmieć “To nie jest Marek”. Znając wytyczne, przyjrzyjmy się tabeli i skonstruujmy poprawną formułę.
=JEŻELI(A2=”Marek”;”To jest Marek”;”To nie jest Marek”)
Tak skonstruowaną formułę dla komórki A1 możesz śmiało przeciągnąć w dół. Rezultat jest taki, jak poniżej.
Zwróć uwagę na to, że używając funkcji JEŻELI w Excelu możesz testować nie tylko tekst, ale też liczby. Poza tym możesz zagnieździć funkcję JEŻELI, a także używać wewnątrz niej innych formuł. Co istotne, gdy testujesz tekst, pamiętaj, aby umieścić go w cudzysłowach.
Funkcja SUMA.JEŻELI
Bardzo podobną funkcją do opisywanego wcześniej JEŻELI jest SUMA.JEŻELI. Różnice pomiędzy tymi dwoma rozwiązaniami możesz zauważyć już na podstawie samej nazwy. W istocie, funkcja SUMA.JEŻELI w programie Excel służy do sumowania wartości z określonego zakresu, spełniających określone warunki. Innymi słowy, pozwala na zsumowanie tylko tych komórek, które spełniają określone kryteria. A jak to wygląda w praktyce? Zanim to wyjaśnimy, przyjrzyj się poniższej tabeli.
Po raz kolejny mamy do czynienia z imionami i nazwiskami. Dodatkową kolumną jest wynagrodzenie, na którym skupimy się nieco szerzej. Załóżmy, że chcemy zsumować tylko i wyłącznie wynagrodzenia wyższe, niż 7000 zł. Użyjemy do tego SUMA.JEŻELI.
Składnia funkcji jest bardzo prosta. Pierwszy argument to zakres, czyli po prostu komórki, które chcemy brać pod uwagę podczas sumowania. Następnie musimy wskazać kryteria. W naszym przypadku będzie to liczba powyżej 7000 zł. Na koniec możemy jeszcze wypełnić suma_zakres. Jest to argument opcjonalny, służący do wskazania Excelowi rzeczywistych komórek, które podlegają sumowaniu. Stosuje się go w momencie, gdy zakres jest inny, niż ten podany w argumencie “zakres”. Gotowa formuła kształtuje się w następujący sposób:
=SUMA.JEŻELI(C2:C9;”>7000″)
Jak widzisz, w analizowanym przypadku podaliśmy tylko dwa argumenty. Nie było sensu stosować suma_zakres, ponieważ rzeczywisty zakres sumowania nie uległ zmianie.
Funkcja LICZ.JEŻELI
Funkcja LICZ.JEŻELI służy do zliczania liczby komórek spełniających określone warunki. Możesz jej używać np. po to, aby policzyć, ile komórek w danym zakresie zawiera wartości spełniające określone kryteria. W przeciwieństwie do SUMA.JEŻELI, nie otrzymasz tu sumy konkretnej wartości, a jedynie liczbę komórek, które spełniają określone kryteria. W celu lepszego zrozumienia tego zagadnienia, posłużmy się jeszcze raz tabelą z pracownikami i ich wynagrodzeniem.
Stosując wcześniej SUMA.JEŻELI otrzymaliśmy sumę wynagrodzeń, które spełniały określone kryteria (w analizowanym przykładzie były to wynagrodzenia powyżej 7000 zł). Jeżeli użyjemy LICZ.JEŻELI, to wynik będzie zdecydowanie inny. Zamiast sumy wynagrodzeń otrzymamy liczbę osób, których wynagrodzenie kształtuje się na poziomie wyższym, niż 7000 zł. Zanim jednak skonstruujemy rozwiązanie, spójrz na budowę tej funkcji.
=LICZ.JEŻELI(zakres; kryteria)
Jak widzisz, opisywana funkcja Excela przyjmuje tylko dwa argumenty. Jest to zakres, czyli komórki, które mają być brane pod uwagę i kryteria. W naszym przypadku funkcja będzie wyglądała następująco:
=LICZ.JEŻELI(C2:C9;”>7000″)
Wartość, która wyświetli się na ekranie, to 3. Jest to po prostu liczba pracowników z wybranego zakresu, których wynagrodzenie jest wyższe, niż 7000 zł.
Funkcja ZŁĄCZ.TEKST
Funkcja ZŁĄCZ.TEKST w Excelu, jak sama nazwa wskazuje, służy do łączenia tekstów z różnych komórek w jedną. Pozwala na łączenie maksymalnie 30 elementów tekstowych i zwraca wynik jako tekst. Może być przydatna m.in. wtedy, gdy musisz wielokrotnie złączyć dwa wiersze w określonej kolumnie.
Przykładowo, załóżmy, że w osobnych kolumnach mamy imiona i nazwiska. Chcemy je połączyć tak, aby znajdowały się w jednej kolumnie. Coś na wzór tego, co zobaczysz na poniższym obrazku.
W tym celu możemy posłużyć się funkcją ZŁĄCZ.TEKST, której budowa jest bardzo prosta.
=ZŁĄCZ.TEKST(tekst1;…)
Jedyne, co musisz podać, to teksty (lub adresy komórek) do złączenia i oddzielić je średnikiem. Gotowe rozwiązanie wygląda następująco:
=ZŁĄCZ.TEKST(A2;” “;B2)
Jeżeli przeanalizujesz gotową formułę, zauważysz, że drugim tekstem jest po prostu znak spacji. Dlaczego zastosowaliśmy takie rozwiązanie? Otóż w naszym przypadku, korzystając z tej funkcji, Excel tak naprawdę nie wie, że chcemy rozdzielić imię i nazwisko spacją. Co ciekawe, analizowany przypadek możemy rozwiązać w zdecydowanie prostszy sposób, bez użycia funkcji ZŁĄCZ.TEKSTY.
Wypełnianie błyskawiczne zamiast ZŁĄCZ.TEKSTY
W analizowanym przypadku skorzystaliśmy z gotowej funkcji. Jednak to, co chcieliśmy osiągnąć, możemy uzyskać w zdecydowanie wygodniejszy sposób, bez użycia ZŁĄCZ.TEKSTY. Służy do tego wypełnianie błyskawiczne, które bierze pod uwagę pewne schematy, czy wzory. Jak skorzystać z niego podczas łączenia tekstów? Po pierwsze musisz wpisać w jednej z komórek imię i nazwisko. Następnie ustawiasz się na tej komórce i prawym przyciskiem myszy klikasz w kwadracik w prawym dolnym rogu komórki. Nie puszczając prawego przycisku myszy przeciągasz kursor w dół do momentu, który Cię interesuje. Teraz puszczasz prawy przycisk myszy i z rozwiniętego menu wybierasz “Wypełnianie błyskawiczne”. Spójrz na poniższy film.
Funkcja WYSZUKAJ.PIONOWO
Na koniec zostawiliśmy funkcję, która czasami nazywana jest jako niezbędnik analityka w Excelu. Wiele osób uczących się Excela uznaje ją za trudną, choć w rzeczywistości łatwo możesz ją przyswoić. Odnosząc się do istoty działania, funkcja WYSZUKAJ.PIONOWO umożliwia wyszukiwanie określonej wartości w pierwszej kolumnie zakresu i zwracanie wartości z tego samego wiersza, ale z innej kolumny.
Jest to bardzo przydatne narzędzie do łączenia danych z różnych części arkusza kalkulacyjnego, choć w nowszych wersjach Excela (od wersji 2021) możemy znaleźć prostsze rozwiązanie – X.WYSZUKAJ. Niemniej jednak wiele firm czy nawet osób prywatnych nie korzysta z tak nowych rozwiązań oferowanych przez Microsoft, dlatego WYSZUKAJ.PIONOWO nadal cieszy sie dużą popularnością. Przechodząc do praktyki, spójrz, jak zbudowana jest ta funkcja.
=WYSZUKAJ.PIONOWO(szukana_wartość;tabela_tablica;nr_indeksu_kolumny;[przeszukiwany_zakres])
Pierwszy argument, który musimy podać to szukana wartość. Jest to nic innego, jak wartość, którą szukamy w innej komórce. Następnie musimy podać Excelowi tablicę, w której znajduje się ta wartość oraz numer indeksu kolumny. Pamiętaj, że numeracja indeksu kolumny zaczyna się od 1 i odnosi się do konkretnej, przeszukiwanej tabeli (jeżeli tabela rozpoczyna się od kolumny G i interesuje Cię jej pierwsza kolumna, to numerem indeksu będzie będzie 1). Na koniec musisz wskazać, czy chodzi Ci o dokładne dopasowanie (najczęściej stosowane), czy o przybliżone.
Weźmy po uwagę konkretny przykład. Spójrz na poniższy obrazek. Znajdują się tu dwie podobne tabele. W tej, która znajduje się po prawej znajdują się wynagrodzenia pracowników. Chcemy je uzupełnić dla tabeli, która jest umieszczona po lewej stronie. Na pierwszy rzut oka może wydawać się, że wystarczy po prostu skopiować i wkleić wartości. Ale jeżeli przyjrzysz się bliżej, zauważysz, że wiersze są pomieszane i nie zgadzają się 1:1.
Aby dokonać dopasowania, możemy użyć WYSZUKAJ.PIONOWO. Pracowników będziemy znajdować po numerze identyfikacyjnym (jest to wygodna forma, która wyklucza ewentualną pomyłkę, np. w przypadku dwóch takich samych imion). Sama funkcja powinna z kolei wyglądać następująco:
=WYSZUKAJ.PIONOWO(B2;$G$2:$J$9;4;0)
Naszą szukaną wartością jest komórka B2, czyli numer identyfikacyjny z kolumny po lewej stronie. Szukamy go w tabeli po prawej stronie, dlatego zakres został ustawiony od G1 do K7. Zwróć uwagę, że zablokowaliśmy tą tabelę znakami dolarów. Takie adresowanie bezwzględne przyda się w dalszej części, gdy przeciągnięmy naszą formułę w dół.
Następnie odnosimy się do indeksu kolumny. Chcemy przypasować wartości wynagrodzeń. Te w prawej tabeli znajdują się w kolumnie K (jest to piąta kolumna tej tabeli, w związku z czym numer indeksu kolumny to 5). Na koniec jeszcze informujemy Excela, że chodzi nam o dokładne dopasowanie. Gotowe. Po akceptacji tej formuły możemy przeciągnąć ją w dół.
