Faktura VAT to jeden z podstawowych dokumentów księgowych, który stanowi potwierdzenie dokonania transakcji pomiędzy dwoma stronami. Najczęściej jest wystawiana na rzecz przedsiębiorców, którzy m.in. mogą na jej podstawie odliczyć koszty uzyskania przychodu. Pośród tego powstaje pytanie, co w przypadku, gdy o fakturę poprosi osoba fizyczna, np. taka, która prowadzi nierejestrowaną działalność ? Czy istnieje obowiązek wystawienia tego dokumentu takiemu kontrahentowi? Przyjrzyjmy się, co na ten temat mówią przepisy.
Ewidencja sprzedaży na rzecz osób fizycznych
Załóżmy, że idziemy do sklepu kupić określony produkt. Niech będą to podstawowe artykuły spożywcze do upieczenia ciasta, które chcemy sprzedawać w ramach działalności nierejestrowanej. Zasadą jest, że w takim przypadku otrzymamy paragon, a sprzedaż zostanie zarejestrowana na kasie fiskalnej. Patrząc jednak przez pryzmat zakupów, w naszym przypadku mogą one stanowić koszty uzyskania przychodów, które będziemy chcieli odliczyć w rocznym zeznaniu PIT-36. Sam paragon bez naszych danych okaże się niewystarczający. W związku z tym prosimy o fakturę imienną. W odpowiedzi niekiedy możemy spotkać się z odmową. Z jakiego powodu? W praktyce może być ich mnóstwo. Jednak nie nad tym będziemy się zastanawiać, a nad tym, czy sprzedawca postępuje zgodnie z prawem?
Obowiązek wystawienia faktury imiennej
Jeżeli jesteśmy osobami nieprowadzącymi działalności gospodarczej, to nie oznacza to, że nie mamy możliwości otrzymania faktury. Wręcz przeciwnie. Spójrzmy na przepisy ustawy o podatku od towarów i usług. Szczególnie ciekawy jest w tym przypadku art. 106b ust. 3, który mówi, że na żądanie nabywcy towaru lub usługi podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą daną sprzedaż. Żądanie musi być jednak zgłoszone w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość, lub część zapłaty. Tak naprawdę nie ma znaczenia, czy przedsiębiorca jest czynnym podatnikiem VAT, czy też korzysta ze zwolnienia z podatku VAT.
Biorąc to pod uwagę, powróćmy do naszego przykładu. Fakturę chcemy otrzymać bezpośrednio po zakupie towarów. W związku z tym musimy odnieść się do art. 106i ust. 6 ustawy o VAT, który mówi, że przedsiębiorca powinien wystawić fakturę, w tym przypadku nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę.
Co powinna zawierać faktura imienna?
Wiemy już, że jako osoby nieprowadzące działalności gospodarczej możemy żądać od kontrahenta wystawienia faktury. Pozostaje pytanie, jakie dane powinny znaleźć się na takiej fakturze? Jest to w szczególności ważne, gdy prowadzimy działalność nierejestrowaną i chcemy odliczyć koszty.
Po raz kolejny musimy “polubić się” z ustawą o podatku od towarów i usług, a konkretniej z art. 106e, który opisuje kolejno elementy faktury. Innymi słowy, to, co powinno się na niej znaleźć. Nie będziemy wskazywać tu wszystkich punktów, bo jest ich ponad 20. Jednak to, co powinno nas zainteresować, to:
- Pkt 3, który mówi, że na fakturze powinny znaleźć się imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;
- Pkt 5, który mówi, że na fakturze powinien znaleźć się numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi.
W analizowanym przez nas przypadku to właśnie pkt 5 może być najbardziej problematyczny. Co możemy rozumieć przez numer identyfikujący nas na potrzeby podatku? Przecież nawet prowadząc działalność nierejestrowaną, nie zawsze mamy nadany NIP. Czy w związku z tym będzie to PESEL? Niekoniecznie. Na takiej fakturze sprzedawca może po prostu w miejscu przeznaczonym na NIP wpisać “brak”. Takie stanowisko zostało potwierdzone m.in. w interpretacji indywidualnej z 6 lutego 2020 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.639.2019.1.MT. Możemy dowiedzieć się z niej, że:
Wnioskodawca będzie uprawniony do wystawienia na żądanie klienta faktury do paragonu fiskalnego niezawierającego NIP, jednakże faktura taka nie może zawierać NIP nabywcy. Wystawienie faktury bez NIP nabywcy będzie prawidłowe, jeżeli zostaną zawarte inne informacje, jak dane osobowe oraz adres, które pozwolą na identyfikację nabywcy. Należy zaznaczyć również, że nie ma obowiązku w takim przypadku podawania numeru PESEL.
Co dzieje się z paragonem?
Możemy zastanawiać się również, co dzieje się w takiej sytuacji z paragonem, jeżeli sprzedaż została zaewidencjonowana na kasie fiskalnej? Tak naprawdę nie ma żadnych przeciwwskazań, aby sprzedawca wystawił fakturę na osobę prywatną, gdy paragon nie zawiera NIP. W takim przypadku do egzemplarza faktury sprzedawca dołącza paragon dokumentujący sprzedaż. Oznacza to, że paragon zostaje u sprzedawcy, a my otrzymujemy fakturę. Z kolei, jeżeli faktura została wystawiona elektronicznie, to sprzedawca dołącza paragon do dokumentacji z informacjami identyfikującymi fakturę.
Jak należy postępować, gdy sprzedawca korzysta ze zwolnienia z kasy fiskalnej?
Zauważmy, że zwolnienie z kasy fiskalnej niewiele dla nas zmienia poza tym, że sprzedaż nie będzie zaewidencjonowana przez sprzedawcę na kasie fiskalnej. Tak naprawdę przedsiębiorca korzystający ze zwolnienia ma obowiązek ewidencjonować przychód ze sprzedaży wykorzystując do tego ewidencję bezrachunkową, lub faktury imienne.
Co grozi za odmowę wystawienia faktury na osobę fizyczną?
Na koniec bardzo ciekawa kwestia. Co grozi sprzedawcy za odmowę wystawienia faktury na osobę fizyczną pomimo zgłoszenia żądania? W takim przypadku naraża się on na sankcje przewidziane w art. 62 kodeksu karnego skarbowego, który mówi, że:
§ 1. Kto wbrew obowiązkowi nie wystawia faktury lub rachunku, wystawia je w sposób wadliwy albo odmawia ich wydania, podlega karze grzywny do 180 stawek dziennych.
Gdzie można zgłosić odmowę wystawienia faktury?
Jeżeli zgłosimy żądanie wystawienia faktury, to powinna ona być po prostu wystawiona. Gdy tak się nie stanie, możemy zgłosić ten fakt organom Krajowej Administracji Skarbowej. Zgodnie z art. 118 kodeksu karnego skarbowego, organem przygotowawczym w sprawach o przestępstwa skarbowe i wykroczenia jest przede wszystkim naczelnik urzędu skarbowego. W związku z tym taki fakt możemy zgłosić np. w urzędzie skarbowym właściwym dla przedsiębiorcy.
Zgłoszenie może powodować wszczęcie kontroli u sprzedawcy, a w konsekwencji nałożenie kary przewidzianej w kodeksie karnym skarbowym.
