Krajowy system e-faktur (KSeF) jest ogólnopolską platformą cyfrową, która umożliwia wystawianie, udostępnianie i odbieranie faktur ustrukturyzowanych. Wprowadzenie rozwiązania to kolejny krok przybliżający do tzw. pełnej cyfryzacji. Pierwsze testy pilotażowe z udziałem podatników rozpoczęły się pod koniec 2021 roku, a szacowany termin obowiązkowego wprowadzenia KSeF dla podatników VAT to 1 lipca 2024 roku. Poza tym wśród grona osób, które obejmie obowiązek wystawiania faktur elektronicznych w systemie, znajdują się tzw. nievatowcy oraz osoby prowadzące nierejestrowaną działalność gospodarczą. W związku z tym już teraz sprawdź, czym dokładnie jest krajowy system e-faktur i jak z niego korzystać.
Co to jest KSeF?
Krajowy system e-faktur (KSeF), to ogólnopolski system teleinformatyczny, który umożliwia wystawianie i udostępnianie faktur ustrukturyzowanych. Jego głównym celem jest centralizacja procesu rejestracji faktur, które od momentu obowiązkowego wprowadzenia KSeF, mają znajdować się “w jednym miejscu”.
O samej platformie usłyszeliśmy szerzej pod koniec 2021 roku, kiedy rozpoczął się pilotaż z udziałem podatników. Niewiele później, bo od 1 stycznia 2022 roku KSeF pojawił się jako rozwiązanie dobrowolne. Jednak już niebawem, w myśl ustawy z 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw, KSeF stanie się obowiązkowy.
Czym są faktury ustrukturyzowane?
Pośród dotychczasowych definicji pojawiła się również pewna nowość. Mowa o fakturze ustrukturyzowanej. Chcąc rozwinąć to pojęcie, możemy powiedzieć, że faktury ustrukturyzowane to faktury, które są wystawiane poprzez krajowy system e-faktur (KSeF). Charakteryzują się m.in. tym, że mają przydzielony numer identyfikujący tę fakturę w systemie. Co istotne, otrzymywanie takich faktur będzie wymagało akceptacji takiej faktury ze strony odbiorcy.
Ponadto należy wprowadzić rozróżnienie pomiędzy e-fakturą (fakturą elektroniczną) a fakturą ustrukturyzowaną. Nie są to jednoznaczne pojęcia, a potwierdzają to odrębne definicje każdej z nich. Zgodnie z art. 2 pkt 32 ustawy o VAT, faktura elektroniczna to faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym. Z kolei faktura ustrukturyzowana to faktura wystawiona przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie.
Schemat e-faktury w KSeF
Zwróć uwagę na to, że e-faktura w KSeF ma pewien schemat, wśród którego możemy wyróżnić trzy rodzaje pól do wypełnienia. Mówimy o:
- Polach obligatoryjnych, które należy wypełnić bez względu na okoliczności. Są to m.in. dane sprzedawcy i nabywcy, a także data wystawienia dokumentu;
- Polach opcjonalnych, które wypełnia się w określonych przypadkach, np. gdy zostanie spełniony jeden z warunków ustawowych, nakładający obowiązek wypełnienia pola;
- Polach fakultatywnych, takich jak np. adnotacje, które można, lecz nie trzeba uzupełnić. Innymi słowy, pozostawienie ich pustych nie będzie wpływało na poprawność wystawienia e-faktury.
Od kiedy KSeF będzie obowiązkowy?
Krajowy system e-faktur (KSeF) ma być obowiązkowy od 1 lipca 2024 roku. Jednak nie dla wszystkich. Wspomniany termin obowiązuje podatników VAT, którzy mają siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności w Polsce. A co z pozostałymi, czyli tzw. nievatowcami? Ich również to nie ominie, choć planuje się wprowadzenie obowiązku dopiero od 1 stycznia 2025 roku.
KSeF a działalność nierejestrowana
W tym momencie może pojawić się pytanie, co z osobami, które prowadzą działalność nierejestrowaną? Przecież w świetle przepisów mają obowiązek wystawienia rachunku lub faktury na wyraźne żądanie klienta. W istocie, osoby prowadzące działalność nierejestrowaną, dokonując sprzedaży na rzecz przedsiębiorcy, będą miały obowiązek wystawiania faktur w systemie przy użyciu KSeF.
Co więcej, podobnie jak w przypadku przedsiębiorców, tak i tutaj możemy wskazać dwa terminy. Jeżeli osoba prowadząca działalność nierejestrowaną jest podatnikiem VAT, to będzie musiała “polubić się” z KSeF już od 1 lipca 2024 roku. Pozostali mogą zaczekać nieco dłużej, a konkretniej do 1 stycznia 2025 roku. Jak widać, działalność nierejestrowana ma pod tym kątem podobne obowiązki, co inne podmioty.
Czy wszystkie faktury muszą być wystawione w KSeF?
Zwróć uwagę na to, że obowiązek wystawienia faktury w KSeF powstaje wówczas, gdy kontrahentem jest przedsiębiorca. Innymi słowy, elektroniczną fakturę w KSeF będziemy musieli wystawić podczas sprzedaży towarów czy usług przedsiębiorcom. W związku z tym e-faktura nie będzie musiała być wprowadzona przez system, gdy stroną transakcji będzie osoba fizyczna. Co więcej, obowiązek nie dotyczy również faktur wystawionych w procedurze OSS i IOSS, a także biletów, które są uznawane za faktury.
Jak wystawić e-fakturę w KSeF?
Po pierwsze trzeba zalogować się do systemu (wersja produkcyjna platformy), który znajduje się na stronie Ministerstwa Finansów i potwierdzić tożsamość. W przypadku osób fizycznych (np. prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą lub działalność nierejestrowaną) odbywa się to przy pomocy profilu zaufanego lub podpisu kwalifikowanego. Jeżeli jednak nie masz żadnej z wymienionych funkcji, to możesz wypełnić formularz zawiadomienia ZAW–FA, który składasz w urzędzie skarbowym.
Pozostali (np. korzystający z usług biur rachunkowych) muszą upoważnić konkretne osoby, które będą miały możliwość dokonywania określonych operacji w KSeF, a także upoważniania jeszcze innych (o ile zostaną nadane im takie uprawnienia).
Po zalogowaniu możemy przystąpić do wystawiania elektronicznej faktury ustrukturyzowanej. Zgodnie z tym, co napisaliśmy wyżej, należy uzupełnić wszystkie wymagane pola oraz w przypadku konieczności te, które są fakultatywne. Po wykonaniu tych czynności i sprawdzeniu danych można przystąpić do wysłania e-faktury. Co istotne, upewnij się co do poprawności każdej pozycji, ponieważ po wysłaniu faktury nie możesz jej edytować. W przypadku błędu rozwiązaniem będzie wystawienie korekty i ponowne wystawienie e-faktury.
Teraz wystarczy chwila cierpliwości, ponieważ system będzie weryfikował fakturę pod kątem poprawności. Jeśli wszystko jest w porządku, system nada fakturze numer referencyjny. Dzięki niemu możesz np. szybko odnaleźć e-fakturę w przyszłości. Ponadto KSeF umożliwia pobranie plików faktur w formacie xml lub skorzystanie z podglądu.
Co w przypadku, gdy system przestanie działać?
To chyba bardzo częste pytanie, które może pojawić się jeszcze przed tym, zanim zaczniemy korzystać z KSeF na dobre. Jakby nie było, jest to system, który również może zawieść. Ministerstwo Finansów przygotowało się na takie ewentualności, wskazując działania podatników w określonych sytuacjach.
W przypadku, gdy system KSeF będzie niedostępny z powodu prac serwisowych, ulegnie awarii lub wystąpią problemy po stronie podatnika, dopuszcza się wystawienie faktury poza systemem. Jeżeli zgodzi się na to nabywca, może otrzymać fakturę w postaci papierowej lub w formie pliku pdf. Niemniej jednak ustawa jasno wskazuje, że taka faktura powinna również być wprowadzona do KSeF. Wówczas za datę otrzymania faktury przyjmuje się chwilę, w której nabywca otrzymał tę fakturę, lub datę wprowadzenia faktury do KSeF, w zależności, która z dat jest wcześniejsza.
Czy przewidziane są kary za wystawianie faktur poza KSeF?
Obowiązek wystawienia e-faktury sprawia, że z jednej strony możemy zyskać wiele udogodnień, z drugiej musimy liczyć się z ewentualnymi karami, jeżeli nie zastosujemy się do obowiązujących przepisów. Co prawda mają one obowiązywać dopiero od 1 stycznia 2025 roku, jednak już teraz warto wiedzieć, co grozi za uchybienia.
Zgodnie z założeniami maksymalna wysokość kary to aż 100% wysokości kwoty podatku wykazanego na fakturze wystawionej poza KSeF. Z kolei w przypadku faktur bez wykazanego podatku kara będzie wynosić do 18,7% wysokości kwoty należności ogółem wykazanej na fakturze.
Korzyści z wprowadzenia KSeF
Wydaje się, że KSeF wzbudza wiele kontrowersji. Z jednej strony są one zrozumiałe, ponieważ wiąże się to z wprowadzeniem wielu nowych obowiązków. Z drugiej, system przechowywania faktur w jednym miejscu ma wiele korzyści. Należy zaliczyć do nich:
- Zwolnienie z obowiązku przechowywania i archiwizacji faktur;
- Skrócenie czasu oczekiwania na zwrot podatku z 60 do 40 dni;
- Automatyzacja procesów fakturowania, która może przyspieszyć wszelkie szeroko pojęte czynności księgowe;
- Możliwość pobierania faktur kosztowych bez konieczności posiadania ich wersji papierowej.
Platforma KSeF, która jest kolejnym krokiem do pełnej cyfryzacji, to rozwiązanie, które de facto już funkcjonuje, choć w ograniczonym zakresie. Póki co korzystanie z narzędzia jest dobrowolne, choć warto już teraz uzyskać dostęp do KSeF i przyzwyczaić się do nowej rzeczywistości wystawiania i odbierania faktur.
