Działalność nierejestrowana jest świetną opcją, która pozwala sprawdzić pomysł na biznes. Rozwiązanie charakteryzuje się stosunkowo niewielkimi formalnościami. Nie musisz płacić składek ZUS czy zgłaszać działalności do CEIDG. Z drugiej strony, obowiązują Cię pewne ograniczenia, o których musisz pamiętać.
Co to jest działalność nierejestrowana?
Działalność nierejestrowana to drobna działalność zarobkowa, którą mogą wykonywać osoby fizyczne, bez potrzeby rejestracji firmy. Pomysł na takie rozwiązanie pojawił się w 2018 roku, kiedy w życie weszła tzw. konstytucja biznesu. W swoim zamyśle ma ona propagować przedsiębiorczość, a także umożliwiać początkującym stawianie pierwszych kroków w biznesie. Szerszy opis tego zagadnienia znajdziesz m.in. w ustawie Prawo Przedsiębiorców. Jak wynika z art. 5, działalność nieewidencjonowana to działalność wykonywana przez osobę fizyczną, której przychód należny nie przekracza w żadnym miesiącu 75% kwoty minimalnego wynagrodzenia. Oczywiście, wytycznych jest nieco więcej, jednak skupimy się na nich w dalszej części artykułu. To, co na ten moment może być ciekawe, to fakt, że jeszcze do niedawna limit wynosił 50% kwoty minimalnego wynagrodzenia. Wraz ze zmianą przepisów, od 1 lipca 2023 roku zyskaliśmy możliwość osiągania większych przychodów – jednak nie w każdym przypadku.
Warunki prowadzenia działalności nieewidencjonowanej
Znając podstawową definicję działalności nierejestrowanej, możemy przejść do dalszych analiz. W tym celu po raz kolejny odnieśmy się do ustawy prawo przedsiębiorców. Wspomnieliśmy o tym, że w żadnym miesiącu nasz przychód nie może przekroczyć 75% kwoty minimalnego wynagrodzenia. Z racji tego, że od 1 stycznia 2024 roku płaca minimalna wynosi 4242 zł, to miesięczny przychód należny z tej działalności nie może być wyższy niż 3181,50 zł. Co istotne, ta wartość nie obowiązuje Cię w momencie, gdy jesteś zarejestrowany w urzędzie pracy i posiadasz status osoby bezrobotnej. Limit w takim przypadku jest niższy i wynosi 50% kwoty minimalnego wynagrodzenia. Oznacza to, że w żadnym miesiącu nie możesz uzyskać przychodów wyższych niż 2121 zł.
Kolejnym warunkiem, który musisz spełnić, aby móc wykonywać działalność nierejestrową, jest niewykonywanie działalności gospodarczej w okresie ostatnich 60 miesięcy. Ponadto nie skorzystasz z tego rozwiązania w momencie, gdy świadczone usługi lub dostawy towarów wiążą się z działalnością gospodarczą, która wymaga koncesji, zezwolenia czy wpisu do działalności regulowanej.
Działalności, które wymagają koncesji lub zezwoleń to m.in.:
- sprzedaż alkoholu lub wyrobów tytoniowych,
- ochrona osób i mienia,
- usługi detektywistyczne,
- organizacji imprez turystycznych,
- sprzedaż broni.
Przekroczenie limitu działalności nierejestrowanej
Przekroczenie limitów wiąże się z tym, że działalność nierejestrowana jest uznawana za działalność gospodarczą. W związku z tym, w ciągu 7 dni od zaistnienia tego zdarzenia, musisz podjąć odpowiednie kroki, aby sformalizować przedsięwzięcie. Zostało to jasno określone w art. 5 ust. 3 i 4 ustawy prawo przedsiębiorców. Innymi słowy, jeżeli przychód należny przekroczył wspomniane limity, to od tego dnia działalność nierejestrowa staje się działalnością gospodarczą.
Przykładowo, nie posiadasz statusu osoby bezrobotnej i za pośrednictwem strony internetowej sprzedajesz koszulki. 28 lipca jeden z klientów dokonał zamówienia na kwotę 150 zł. Okazało się, że po wspomnianej sprzedaży przychód od początku lipca wyniósł 2740 zł. Oznacza to, że w terminie 7 dni należy założyć firmę. Jeżeli zdecydujesz się na jednoosobową działalność gospodarczą, wówczas we wniosku do CEIDG musisz wskazać dzień rozpoczęcia. Weź pod uwagę zapisy art. 5 ust. 3 prawa przedsiębiorców, które mówią, że działalność nieewidencjonowana staje się działalnością gospodarczą, począwszy od dnia, w którym nastąpiło przekroczenie przychodu należnego.
Jak rozliczać działalność nierejestrową?
Prowadząc tzw. firmę na próbę, musisz liczyć się z tym, że poza zaletami, ciążą na Tobie pewne obowiązki. Przede wszystkim pamiętaj o prowadzeniu uproszczonej ewidencji sprzedaży. Co do zasady, nie określono konkretnych wytycznych, jak powinien wyglądać taki dokument. Mimo wszystko warto zadbać o jego przejrzystość. Wiele osób decyduje się na plik Excel, który zawiera odpowiednio numerację oraz datę każdej sprzedaży, krótki opis, wartość, a także sumę narastająco, która pozwala ocenić całkowity przychód od początku miesiąca. Koniec końców, powinien on umożliwiać proste zidentyfikowanie każdej pozycji.
Działalność nieewidencjonowana nie wymusza odprowadzania składek na ubezpieczenia społeczne, ani zaliczek na podatek. Pomimo tego nie ominie Cię rozliczenie z urzędem skarbowym. Robisz to składając zeznanie roczne PIT-36, które posiada odpowiednią rubrykę zatytułowaną “działalność nierejestrowana”. To właśnie w niej uwzględniasz całoroczne przychody i koszty.
Faktury i rachunki podczas prowadzenia firmy na próbę
W tym momencie możesz zastanawiać się, czy klienci powinni otrzymywać faktury lub rachunki? Co do zasady istnieje obowiązek wystawienia faktury lub rachunku na prośbę kupującego. Nie wyklucza to jednak tego, aby robić to podczas każdej sprzedaży. Faktura powinna zawierać elementy, takie jak:
- numer kolejny,
- datę wystawienia,
- imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy
- nazwę towaru lub usługi
- miarę i liczbę dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług
- cenę jednostkową towaru lub usługi
- całkowitą kwotę do zapłaty.
Zwróć uwagę na to, że na fakturze nie muszą znaleźć się dane poufne, takie jak np. numer PESEL. Co ciekawe, portal biznes.gov.pl podaje również, że podczas wystawiania faktury w ramach działalności nierejestrowej nie ma konieczności podawania na niej adresu zamieszkania. Poza tym pamiętaj, że w momencie, gdy nie jesteś płatnikiem podatku VAT, na fakturze powinna znaleźć się stosowna adnotacja z podstawą prawną do zwolnienia.
Z kolei, jeżeli decydujesz się na wystawienie rachunku, musisz pamiętać, aby zawierał on informacje, takie jak:
- numer kolejny,
- datę wystawienia,
- dane nabywcy i sprzedawcy,
- nazwę usługi,
- kwotę do zapłaty.
Działalność nierejestrowa a kasa fiskalna
Wiesz już, że osoba prowadząca działalność nierejestrową może liczyć na udogodnienia. Po raz kolejny zwróć jednak uwagę na to, że pomimo wielu uproszczeń, należy pamiętać o obowiązkach. Jedne z nich dotyczą kasy fiskalnej. Pytanie, w jakich przypadkach musisz się w nią zaopatrzyć? Będziemy kierować się przepisami, które obowiązują przedsiębiorców. Odnieśmy się więc do ustawy o podatku od towarów i usług. Zgodnie z art. 111, kasę fiskalną powinny posiadać osoby, które prowadzą sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieposiadających działalności gospodarczej. Na szczęście, istnieją pewne wyjątki, które mogą mieć szczególne znaczenie. Ze zwolnienia z obowiązku prowadzenia kasy fiskalnej możesz skorzystać w momencie, gdy przychód ze sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych nie przekroczył w ubiegłym roku podatkowym 20 000 zł. Z kolei, jeżeli nie odnotowano sprzedaży w ubiegłym roku podatkowym na podstawie działalności nierejestrowanej, to wspomniany limit 20 000 zł jest proporcjonalny w stosunku do całego roku podatkowego. Oznacza to, że w momencie, gdy pierwszej sprzedaży dokonasz np. w lipcu, to kwota odpowiednio ulegnie zmniejszeniu. Potwierdzenie tej tezy można znaleźć w Rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących.
Poza tym ze zwolnienia z obowiązku posiadania kasy fiskalnej możesz skorzystać wówczas, gdy prowadzisz tylko i wyłącznie sprzedaż internetową. Oczywiście, również i tutaj należy spełnić określone warunki. Najlepiej, jeśli zapoznasz się z fragmentem ustawy. Mówi on, że zwolnieniu podlega “dostawa towarów w systemie wysyłkowym (pocztą lub przesyłkami kurierskimi), jeżeli dostawca towaru otrzyma w całości zapłatę za wykonaną czynność za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej (odpowiednio na rachunek bankowy podatnika lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem), a z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie czynności dotyczyła i na czyją rzecz została dokonana (dane nabywcy, w tym jego adres).”
Obowiązek posiadania kasy fiskalnej
Pamiętaj, że istnieją też rodzaje działalności, co do których limit nie będzie miał znaczenia. Oznacza to, że już od początku należy zaopatrzyć się w kasę fiskalną. Wszystkie dziedziny są wymienione w §4 Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących. W skrócie można wyróżnić m.in.:
1. dostawy:
- sprzętu fotograficznego, z wyłączeniem części i akcesoriów do sprzętu i wyposażenia fotograficznego,
- części i akcesoriów do pojazdów silnikowych,
- zapisanych i niezapisanych nośników danych cyfrowych i analogowych,
- perfum i wód toaletowych, z wyłączeniem towarów dostarczanych na pokładach samolotów;
2. usługi
- naprawy pojazdów silnikowych oraz motorowerów, w tym naprawy opon, ich zakładania, bieżnikowania i regenerowania,
- w zakresie wymiany opon lub kół dla pojazdów silnikowych oraz motorowerów,
- fryzjerskich, kosmetycznych i kosmetologicznych,
- mycia, czyszczenia samochodów i podobnych usług (PKWiU 45.20.30.0), w tym przy użyciu urządzeń obsługiwanych przez klienta, które w systemie bezobsługowym przyjmują należność w bilonie lub banknotach, lub innej formie (bezgotówkowej).
Powyższe przykłady to przypadki, w których posiadanie kasy fiskalnej jest obligatoryjne już od pierwszej sprzedaży. Oczywiście, nie jest to pełna lista, dlatego, żeby mieć pewność, czy branża wpisuje się w ewentualne zwolnienie limitowe, warto zapoznać się z rozporządzeniem.
Podatek VAT w działalności nieewidencjonowanej
Podatek VAT to kolejny aspekt, na który warto zwrócić uwagę. Co do zasady, nie masz obowiązku rejestrować się jako czynny podatnik podatku od towarów i usług. Wszystko dlatego, że ze względu na niską wartość przychodów, możesz korzystać ze zwolnienia podmiotowego do kwoty 200 tysięcy złotych w skali roku (zakładając maksymalny możliwy do osiągnięcia przychód z działalności nierejestrowanej będzie to 2700 x 12 = 32 400 zł). Niemniej jednak wspomniane zwolnienie nie dotyczy każdego. Ze względu na specyfikę ustawy, w określonych przypadkach nie obejdzie się bez zarejestrowania się jako czynny podatnik VAT, bez względu na wartość przychodów. Wszelkie sytuacje są określone w art. 133 ust. 9 ustawy o podatku od towarów i usług. Znajdziesz tu m.in. osoby świadczące usługi jubilerskie czy dokonujące dostaw towarów wymienionych w załączniku nr 12 do ustawy o VAT (m.in. złoto, srebro, wyroby jubilerskie, monety).
Dlaczego warto zdecydować się na działalność nierejestrowaną?
Reasumując, działalność nieewidencjonowana to świetne rozwiązanie dla osób, które chcą sobie dorobić lub sprawdzić pomysł na biznes. Charakter tego rozwiązania sprawia, że nie zderzasz się z tak wieloma formalnościami i obowiązkami, jak w przypadku firmy. Niemniej jednak jeżeli chcesz prowadzić działalność nierejestrowaną, musisz pamiętać o kilku rzeczach. Przede wszystkim istotny jest limit przychodów, który stanowi 50% kwoty minimalnego wynagrodzenia dla osób zarejestrowanych jako bezrobotne i 75% dla pozostałych. Przekroczenie tych wartości w ramach nierejestrowanej działalności spowoduje, że trzeba zarejestrować firmę. Poza tym weź pod uwagę inne obowiązki, w tym ewentualny wymóg posiadania kasy fiskalnej w określonych przypadkach. Dodatkowo, w przypadku sprzedaży na odległość, obowiązują Cię takie samy zasady, jak przedsiębiorców. Musisz m.in. respektować możliwość odstąpienia w terminie 14 dni od umowy zawartej na odległość.
