Prowadzenie działalności gospodarczej czy nierejestrowanej wymaga przestrzegania obowiązujących przepisów. Z pewnością zgodzisz się z tym, że znajomość określonych ustaw może być przydatna. Wśród wielu obowiązków często pojawia się temat dotyczący wystawiania i anulowania dowodów zakupu, takich jak paragony. To bardzo ważny wątek, w szczególności wtedy, gdy masz obowiązek posiadania kasy fiskalnej. Z tego artykułu dowiesz się, czym są paragony fiskalne i niefiskalne, a także jak postępować w sytuacjach wymagających ich anulowania.
Czym jest paragon fiskalny?
Paragon fiskalny to dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży towarów lub usług, wystawiany przez kasę fiskalną. Jest jednym z podstawowych elementów ewidencji sprzedaży dla celów podatkowych. I choć wystawianie paragonów najczęściej możesz powiązać z przedsiębiorstwami, to w rzeczywistości obowiązek posiadania kasy fiskalnej mogą też mieć osoby prowadzące działalność nierejestrowaną. Przykładem jest chociażby branża beauty, która bez względu na formę prowadzonej działalności, musi być zaopatrzona w kasę od pierwszej sprzedaży. To właśnie m.in. dlatego wiedza z tego artykułu przyda Ci się niezależnie od Twojego statusu prawnego, jeśli tylko masz obowiązek posiadania kasy fiskalnej. No właśnie, ale kto konkretnie musi mieć tą kasę?
Co to jest paragon niefiskalny?
Paragon niefiskalny, w odróżnieniu od paragonu fiskalnego, to dokument, który nie jest rejestrowany przez kasę fiskalną i nie jest wykorzystywany do celów podatkowych. Jest on wystawiany jeszcze przed fiskalizacją kasy, czyli przed odpowiednim zaprogramowaniem urządzenia.
Zwróć uwagę na to, że paragon niefiskalny może być wystawiany w różnych sytuacjach, takich jak np. testowanie kasy fiskalnej, jednak nie może on być dokumentem sprzedaży, który wystawisz klientowi (jeżeli masz obowiązek rejestrowania sprzedaży za pomocą kasy rejestrującej).
Paragon niefiskalny musi być wyraźnie oznaczony jako “niefiskalny” i nie może zawierać takich danych jak NIP sprzedawcy, stawka VAT czy suma podatku. Paragon ten służy wyłącznie do celów informacyjnych i nie może być używany jako dowód sprzedaży do celów podatkowych.
Kto musi posiadać kasę fiskalną i wystawiać paragony?
Zgodnie z ustawą o VAT, każdy przedsiębiorca zobowiązany jest do rejestrowania sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych za pomocą kas fiskalnych (art. 111 ust. 1 ustawy o VAT). Mówiąc prościej, kasę fiskalną musisz posiadać, gdy sprzedajesz towary i usługi Kowalskiemu, który nie jest przedsiębiorcą.
W tym momencie możnaby się delikatnie uśmiechnąć, bo pomimo, że według ustawy o VAT każdy przedsiębiorca sprzedający towary zwykłemu konsumentowi musi mieć kasę fiskalną, to jednak nie każdy. Brzmi trochę jak masło maślane, ale dlaczego tak jest? Otóż w polskim prawie funkcjonuje pojęcie zwolnienia z obowiązku stosowania kas rejestrujących. To zagadnienie jest szerzej opisane w rozporządzeniu Ministra Finansów z w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących.
Upraszczając, z takiego zwolnienia mogą skorzystać m.in.:
- Przedsiębiorcy świadczący usługi na rzecz innych firm – jeżeli nie prowadzą sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej.
- Przedsiębiorcy o niewielkich obrotach – jeżeli obrót z tytułu sprzedaży na rzecz osób fizycznych nie przekracza w roku podatkowym 20 000 zł.
- Przedsiębiorcy, którzy odpowiednio ewidencjonują sprzedaż – na przykład prowadzą tylko i wyłącznie sprzedaż wysyłkową, w której zapłata następuje w całości za pośrednictwem poczty, banku lub SKOK-u na rachunek sprzedawcy.
Wspomniane zwolnienia mają na celu ułatwienie życia mniejszym przedsiębiorcom oraz tym, którzy prowadzą specyficzne rodzaje działalności. Pamiętaj jednak, że nawet jeśli korzystasz ze zwolnienia, to musisz prowadzić ewidencję sprzedaży w inny sposób, zgodnie z przepisami podatkowymi. Co więcej, jeżeli prowadzisz działalność nierejestrowaną, to przepisy dotyczące kas fiskalnych są dla Ciebie takie same.
Kiedy musisz wystawić paragon fiskalny?
Jak już wiesz, wystawianie paragonu fiskalnego ma na celu nie tylko udokumentowanie transakcji, ale również umożliwienie organom podatkowym monitorowania obrotów przedsiębiorcy. Każdy paragon fiskalny jest zapisywany w pamięci kasy fiskalnej, a dane z tych paragonów są przekazywane do Centralnego Repozytorium Kas (CRK). Obowiązek ten wynika z nowelizacji ustawy o VAT, która weszła w życie w styczniu 2018 roku.
Wystawianie paragonu fiskalnego jest obowiązkiem każdego przedsiębiorcy, który ma obowiązek posiadać kasę. Pamiętaj, że nabywca Twoich towarów lub usług (klient) zawsze musi otrzymać od Ciebie wydrukowany paragon – niezależnie od tego, czy wyraża taką chęć, czy też nie. Taki wydrukowany paragon musisz wręczyć konsumentowi najpóźniej w momencie przyjęcia od niego pieniędzy, bez względu na wybraną formę płatności (np. karta lub gotówka).
Kiedy nie musisz wystawić paragonu?
Jak łatwo możesz się domyślić, paragonu nie musisz (a wręcz nie możesz) wystawić, gdy nie posiadasz kasy fiskalnej, bo na przykład korzystasz ze zwolnienia i nie posiadasz kasy. Pamiętaj, że nie możesz samodzielnie stworzyć dokumetu (np. na wzór faktury), który opatrzysz podpisem “Paragon fiskalny” i wydasz go klientowi.
Poza tym możesz nie wystawiać papierowego paragonu fiskalnego jeżeli:
- korzystasz z urządzeń do automatycznej sprzedaży towarów lub usług, które w systemie bezobsługowym przyjmują należność i wydają towar lub świadczą usługę;
- w tych urządzeniach jest umieszczona kasa fiskalna;
- zapewnisz kupującemu możliwość zapoznania się z danymi o sprzedaży, a w szczególności, gdy wyświetlasz dane o sprzedaży na urządzeniach do automatycznej sprzedaży towarów i usług w sposób, który został określony w przepisach o wymaganiach technicznych dla kas.
Co musi zawierać paragon?
Paragon fiskalny musi zawierać określone informacje określone w przepisach. Każdy wydruk ma swoje charakterystyczne elementy, takie jak centralnie umieszczony napis informujący o tym, że jest to paragon fiskalny, a także numer NIP oraz nazwę wystawcy, jego adres oraz numer unikatowy kasy.
Oczywiście, tych wymagań jest o wiele więcej. Przykładowo, na paragonie znajdziesz również podatek VAT, nazwę towaru lub usługi, wartość sprzedaży brutto, czy wartość obniżek, jeżeli takie istnieją. Więcej wytyczych znajduje się w rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących.
Konsekwencje prawna niewłaściwego wystawiania paragonów
Niewłaściwe wystawianie paragonów fiskalnych może przysporzyć Ci wiele kłopotów. Zgodnie z obowiązującymi przepisami, każde naruszenie związane z rejestracją sprzedaży na kasie fiskalnej jest traktowane jako przestępstwo skarbowe lub wykroczenie skarbowe. Przykładowo, zgodnie z art. 62 § 1 Kodeksu karnego skarbowego, niewydanie paragonu fiskalnego w sytuacji, gdy jest to wymagane, może skutkować nałożeniem grzywny. Maksymalna kara wynosi w tym przypadku do 180 stawek dziennych.
Z kolei, jeżeli wystawiony przez Ciebie paragon zawiera błędy, takie jak np. brak wymaganych informacji, nieprawidłowe dane lub niewłaściwa stawka VAT, to również możesz zostać ukarany grzywną. Art. 62 § 4 Kodeksu karnego skarbowego przewiduje kary za takie wykroczenia skarbowe. W tym przypadku maksymalna kara to 720 stawek dziennych albo karze pozbawienie wolności na czas nie krótszy od roku, albo obie kary łącznie.
Analizując wspomniane kary weź pod uwagę to, że zgodnie z art. 23 § 3 kodeksu karnego skarbowego stawka dzienna nie może być niższa od jednej trzydziestej części minimalnego wynagrodzenia ani też przekraczać jej czterystukrotności.
Kiedy i w jaki sposób można anulować paragon fiskalny?
Anulowanie paragonu fiskalnego może być konieczne w różnych sytuacjach, ale nie zawsze możliwe do wykonania w jednym kroku. Wiele zależy od etapu, na jakim się znajdujesz.
Najmniej kłopotów jest wówczas, gdy paragon jest jeszcze otwarty. Wówczas bez problemu możesz dokonać korekty. Nieco więcej formalności pojawia się natomiast, gdy paragon został zamknięty.
Po pierwsze zwróć uwagę na to, że każdy podatnik prowadzący sprzedaż przy zastosowaniu kasy jest zobowiązany do prowadzenia dodatkowych ewidencji – zwrotów i reklamacji oraz pomyłek. To właśnie one przydadzą Ci się, gdy popełnisz błąd. Jeżeli chcesz anulować zamknięty (zafiskalizowany) paragon, musisz dokonać odpowiedniego wpisu do ewidencji, który zawiera informacje, takie jak:
- wartość brutto i podatek od błędnie zewidencjonowanej sprzedaży,
- krótki opis przyczyny i okoliczności błędu wraz z oryginałem paragonu.
Ponadto do takiej ewidencji musisz dołączyć oryginał paragonu, który został anulowany. Jak widzisz, jest to dość uciążliwa procedura, bo transakcji zapisanej na kasie nie możesz wycofać, ani poprawić. Niemniej wykonanie tych kilku kroków umożliwi Ci dokonanie korekty w księdze przychodów, czy uproszczonej ewidencji sprzedaży (jeśli prowadzisz działalność nierejestrowaną).
